Time management & Outlook

Cette formation est-elle pour vous ?

Toute personne désirant améliorer durablement sa gestion du temps et faire d'Outlook un allié au quotidien

Objectifs pédagogiques

Apprendre à :

• Aller à l’essentiel
• Mettre en place une organisation efficace et adaptée
• Développer une cohérence de pratiques
• Récupérer du temps
• Faire d’Outlook un allié au quotidien

Déroulement de la formation

Une formation permettant :

• d’intégrer à la fois les principes de gestion du temps et les finesses d’Outlook.
• de s’approprier les méthodes et outils de la gestion du temps selon son propre fonctionnement et sa propre relation au temps
• d’améliorer durablement la gestion de son temps
• d’aborder les fonctionnalités d’Outlook chaque fois que nécessaire dans le contexte

Introduction

• Quelles sont les lois et les principes en gestion du temps ?
• La gestion du temps : un effort individuel ou une culture de groupe ?
• Quels sont les obstacles récurrents à la bonne gestion du temps ?
• Quelle est ma gestion du temps ?
• Quel est le rapport entre mes croyances et la gestion du temps ?

Cohérence de ma gestion du temps

• Comment assurer la cohérence de mes activités avec ma fonction ?
• Comment assurer un équilibre de mon emploi du temps ?
• Outlook : Comment faire un bilan de mon emploi du temps pour l’améliorer ?

Organiser mon travail efficacement

• Ma liste des tâches
  • Concentrer mon énergie sur l’essentiel – Obtenir des résultats
    • Comment fixer ses priorités pour gagner du temps ?
    • Comment classer les tâches à effectuer sur base des priorités ?
    • Dans mon travail, quels sont les tâches prioritaires ?
    • Comment réagir en cas de contraintes contradictoires ?
    • Outlook : comment organiser son travail en fonction des priorités ?
       
• Exécuter ou déléguer une tâche pour atteindre le meilleur résultat
  • Quels sont les rôles possibles dans l’exécution d’une tâche ?
  • Outlook : comment déléguer 
  • Outlook : comment en faire le suivi ?
  • Outlook : comment attribuer une tâche à quelqu’un ?
  • Dans mon travail, quelles sont les tâches que je délègue ?
  • Comment déléguer efficacement ?
  • Quels sont les implications dans l’utilisation des outils ?

Mon agenda : Planifier efficacement les activités pour tout faire

• Comment choisir les activités à planifier et comment les planifier ?
• Comment dire non pour protéger ma planification
• Outlook : comment planifier des tâches récurrentes ?
• Outlook : comment organiser une réunion ? Avec quelles options ?

Mes mails : une gestion bien rodée pour gagner des heures chaque semaine

• Envoyer des mails lisibles
  • Choisir le téléphone ou le mail ?
  • Comment rédiger ?
  • Quel objet choisir ? Comment structurer l’objet ?
  • Quel contenu insérer ?
  • Quels destinataires choisir ?
  • Outlook : quelles sont les options qui font gagner du temps ?
     
• Recevoir des mails et les traiter rapidement
  • Quel traitement choisir ?
  • Comment les classer ?
  • Outlook : Comment classer et avec quelles options ?
  • Outlook : Comment transformer des mails en tâches ?
  • Outlook : Comment gérer automatiquement certains mails ?

Traiter les interruptions de manière adéquate

• Quels sont les voleurs de temps à maîtriser ?
• Quelles solutions puis-je mettre en place ?
• Comment faire une remarque difficile pour en sortir ?
• Outlook : les options utiles

Quelques trucs pour gagner du temps et me rendre plus efficace

• Comment organiser mon espace de travail ?
• Outlook : comment organiser mes fenêtres ?
• Outlook : comment faciliter l’encodage quotidien ?
• Outlook : quelques trucs pour gagner du temps ?

Je n’y arrive pas … comment gérer mon stress et réduire la pression

• Quelles sont les méthodes pour éviter mon stress ?
• Quelles sont les méthodes pour diminuer mon stress ?

Des pistes pour améliorer et uniformiser la gestion du temps

• Quelles sont les procédures à mettre en place avec mes interlocuteurs habituels pour faciliter ma gestion du temps et la leur ?
• Outlook : quels sont les outils à utiliser dans Outlook pour permettre cela ?

Conclusion

• Ce que je vais faire de nouveau ?
• Ce que je vais changer ?
• Ce que je vais continuer absolument ?

Prérequis

Aucun