Votre efficacité professionnelle : maîtrise de la messagerie et du calendrier

Cette formation est-elle pour vous ?

Novice en matière d'utilisation d'Outlook" ou "Débutant absolu en Outlook"

Objectifs pédagogiques

1. Comprendre la Messagerie de Base : Les participants seront capables de naviguer efficacement dans leur boîte de réception, de gérer les messages, de créer, répondre, déplacer, supprimer et organiser les messages.

2. Gestion des Contacts et des Attachements : Apprendre à gérer les adresses, les contacts et les pièces jointes pour une communication plus fluide.

3. Optimisation de la Messagerie Avancée : Les participants sauront utiliser des fonctionnalités avancées telles que les filtres, les règles de tri, les réponses automatiques, les délégations de droits et la gestion des permissions pour automatiser et personnaliser leur messagerie.

4. Maitrise du Calendrier : Savoir créer, gérer et personnaliser des rendez-vous, des événements et des tâches dans le calendrier, ainsi que la planification de réunions.

5. Collaboration et Partage : Comprendre comment partager son calendrier, déléguer des droits, et collaborer efficacement avec d’autres utilisateurs au sein de l’organisation.

6. Efficacité Professionnelle : Améliorer la gestion du temps, la productivité et l’organisation grâce à la maîtrise des outils de communication numérique.

7. Sécurité et Confidentialité : Sensibiliser les participants aux bonnes pratiques en matière de sécurité des messages et de données personnelles.

8. Application Pratique : Mettre en pratique les compétences acquises à travers des exercices, des cas d’utilisation et des simulations pour renforcer la compréhension.

9. Suivi et Évaluation : Mettre en place des mécanismes pour suivre et évaluer l’efficacité de l’utilisation des compétences acquises dans le contexte professionnel.

10. Support Technique : Fournir des ressources et des solutions aux problèmes courants liés à la messagerie et au calendrier.

Déroulement de la formation

• Découverte de l’environnement
  • Définitions
  • Découverte de l’interface
• Gestion des messages
  • Création
  • Les options de messages
  • Envoi
  • Réception
  • Réponse
  • Déplacement
  • Suppression
  • Impressions
• Gestion des adresses
  • Liste d’adresses du bureau de poste
  • Le Carnet d’adresses personnel
• Les attachements
  • Objets
  • Fichiers
• Les enregistrements
  • Pièces jointes
  • Messages
• Organisation des dossiers
  • Différents types de dossiers
  • Création
  • Déplacement
  • Renommer
  • Suppression
• Les affichages
  • Tri
  • Colonnes
  • Regroupement
  • Filtres
  • Affichages personnalisés
• Gestionnaire d’absence
  • Activation / Désactivation
  • Recommandation
  • Mise en place des règles
  • Message de la réponse automatique d’absence
• Délégation de droits
  • Différents types de permission
  • Accorder des permissions à un autre utilisateur à sa boîte aux lettres
  • Accorder des permissions aux éléments constitutifs de la boîte aux lettres
  • Ouvrir et fermer une boîte aux lettres supplémentaire
  • Possibilités d’envoi par procuration
  • Suppression de la délégation
• Règles
  • Définir une règle sur sa boîte de réception
  • Actions liées aux règles
  • Activation / Désactivation d’une règle
  • Modification / Suppression d’une règle
• Découverte de l’interface
• Différents modes d’affichage
• Rendez-vous
  • Création
  • Options
  • Déplacement
  • Modification
  • Suppression
• Les événements
• Personnalisation de l’agenda
• Impression
• La planification de réunions
  • Sélectionner les participants
  • Sélectionner la date – la plage horaire
  • Envoyer les demandes de réunion
  • Réceptionner les demandes de réunion
  • Répondre aux demandes de réunion
  • Gérer les réunions
• La délégation de droits
  • Différents types de permission
  • Mise en place du côté propriétaire
  • Mise en place du côté délégué
  • Déléguer, modifier et retirer des droits
  • Consulter l’agenda d’un autre utilisateur
• Les contacts
• Les tâches